Wie verwerkt welke gegevens?
Het bureau bepaalt voor welk doel het gegevens van zijn kandidaten gebruikt. VacatureMatch verwerkt deze gegevens in opdracht van het bureau. De aanbieder heeft daarnaast eigen verantwoordelijkheden voor accountbeheer, beveiliging, support en facturering. De exacte contractspartij en contactgegevens moeten vóór commercieel gebruik worden bevestigd.
Gegevens en doelen
Voor je account gebruiken we je e-mailadres, bureau, rol en inloggegevens. Voor het zoeken bewaren we zoekvoorwaarden, vrijgegeven resultaten en creditgebruik. Voor gedeelde selecties bewaren we de naam en het e-mailadres van de kandidaat, de gecontroleerde vacatureteksten, de keuze om werkgeversgegevens te tonen, de geldigheid van de link, verzendstatus en de gekozen vacatures. De ontvangergegevens zijn alleen zichtbaar voor het eigen bureau en staan niet in de publieke kandidaatrespons. Support bewaart je ticket en reacties.
Cv-upload is alleen bedoeld voor vacaturevergelijking bij Plus. In de huidige testomgeving is externe AI-verwerking uitgeschakeld. De kandidaattekst wordt bij upload op onze server uit het bestand gehaald. In het zoekscherm maak je daarvan een tijdelijk werkprofiel met werkervaring, vaardigheden en opleiding/certificaten. Je controleert dit en verwijdert onnodige persoonsgegevens vóór vergelijken. Alleen deze drie velden gaan naar de vergelijkingsdienst; vrije tekst is daarmee niet automatisch anoniem. Er is geen bedoeld permanent cv-archief. Wijzigingen in verwerking worden in deze verklaring uitgelegd voordat die worden ingezet.
Grondslag en informatie aan kandidaten
Een bureau moet een geldige grondslag hebben en de kandidaat informeren over het doel, de ontvangers en de bewaartermijn. Een vinkje van de recruiter vervangt die verplichtingen niet. Welke grondslag geldt, hangt af van de werkelijke verwerking. Gegevens gebruiken voor een ander doel vraagt een nieuwe beoordeling.
Minimale gegevens en menselijke controle
Gebruik alleen relevante ervaring, vaardigheden en functie-eisen. Deel geen BSN, medische informatie of andere bijzondere persoonsgegevens. Contactredactie is een extra bescherming, maar maakt een cv niet automatisch anoniem.
Geen automatische beslissing: een matchscore ondersteunt de recruiter. De recruiter beoordeelt zelf de vacature en de aansluiting. Het systeem beslist niet over aanname of afwijzing van een kandidaat.
Beveiliging en leveranciers
Toegang wordt op de server gecontroleerd en gegevens van bureaus worden afgeschermd. Support heeft een afzonderlijke rol; bevoegd supportgebruik wordt vastgelegd zonder ticketinhoud in het toegangslog.
Voor cv-matching bij Plus gebruikt VacatureMatch Google Cloud (Vertex AI, model Gemini) als subverwerker, via het Europese endpoint met locatie eu in een eigen project van VacatureMatch. Naar Google gaat alleen een beperkt werkprofiel (ervaring, vaardigheden en opleiding, met contactgegevens geredigeerd) en de vacature-eisen; geen naam, e-mailadres of telefoonnummer. VacatureMatch bewaart geen cv-tekst of AI-uitvoer bij Google en legt alleen tellers vast, geen inhoud. Met hetzelfde model en Europese endpoint maakt VacatureMatch ook korte bedrijfssamenvattingen uit openbare vacatureteksten; daarvoor gaan alleen de bedrijfsnaam en de openbare vacaturetekst naar Google, geen gegevens van gebruikers of kandidaten. Bij Plus herschrijft hetzelfde model een gekozen vacature tot een tekst zonder werkgevergegevens voor de kandidaat; ook daarvoor gaat alleen de openbare vacaturetekst naar Google, nooit de naam of het e-mailadres van de kandidaat. Database, back-ups, mail en monitoring worden afzonderlijk beoordeeld; de testversie doet geen algemene belofte dat alle gegevensverwerking al uitsluitend in de EU plaatsvindt.
Bewaren en verwijderen
Persoonlijke kandidaatlinks vervallen na zeven dagen of zodra het bureau ze intrekt. Een verlopen link betekent nog niet dat alle opgeslagen selectiegegevens zijn verwijderd. De definitieve bewaartermijnen en automatische verwijdering voor accounts, selecties, voorkeuren, zoekhistorie, tickets, logs en back-ups moeten vóór echt gebruik worden ingericht en aantoonbaar gecontroleerd.
Inzage, correctie en andere rechten
Kandidaten kunnen hun bureau vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van hun gegevens, en waar van toepassing om overdraagbaarheid of bezwaar. Het bureau behandelt het verzoek; VacatureMatch ondersteunt het bureau bij de uitvoering. Medewerkers kunnen vragen over eigen accountgegevens via support melden. De identiteit wordt gecontroleerd voordat gegevens worden vrijgegeven. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hulp nodig?
Een vraag over de applicatie kun je via support melden. Geef geen kandidaatgegevens of geheime links mee.
Naar support →